Alles heeft zijn tijd. Terwijl iedereen zijn best doet om werk en klussen af te ronden voor het einde van het jaar; nog even volhoudt om zich vervolgens in het feestgeruis te storten, te genieten van de vakantiepret, wordt in de laatste maand van het kalenderjaar het boekingsjaar van een bedrijf ‘afgesloten’. Het boekingsjaar kent namelijk een begin, maar ook een einde. Wat gebeurt er dan precies? En waarom is nu juist de drukke feestelijke decembermaand eigenlijk een zeer belangrijke maand voor de administratie?
Boekingsjaar
Het boekingsjaar is het tijdvak waarin het uitvoeren van de gehele boekhouding van het bedrijf en het opmaken van de jaarrekening centraal staan. Deze periode wordt steeds afgerond met de jaarafsluiting. Hoewel dat wel het meest gemakkelijke is, hoeft het boekjaar evengoed niet altijd overeen te komen met het kalenderjaar. Denk aan bijvoorbeeld een onderneming die midden in het kalenderjaar start. Een agrarische onderneming die afhankelijk is van seizoenshandel en aansluit bij de productiecyclus. Maar ook scholen die met schooljaren werken en gedurende hun lopend jaar beter inzicht krijgen in de uitgaven per boekjaar[1].
Waarom sluiten ondernemingen hun boekingsjaar?
Door het vermijden van lastig te ontdekken fouten in de administratie;
Door het (maandelijks) verwerken van alle transacties in de periode van 1 januari t/m 31 december.
Resultaat
Nadat alle transacties van het oude boekjaar zijn geboekt en verwerkt, is het essentieel om na te gaan hoe financieel gezond uw onderneming is. Zie het maar als een volledige medische check bij het laboratorium na verwijzing door de huisarts. Hierbij geldt dat het resultaat van een bedrijf altijd wordt uitgedrukt in winst of verlies. Wanneer het bedrijfsresultaat positief is, dan is dit winst. In geval van een negatief resultaat dan is er sprake van verlies. De resultatenrekening – ook wel winst- en verliesrekening genoemd – betreft het overzicht van opbrengsten en uitgaven over het gehele jaar. Voor de balansrekeningen is het eindsaldo op 31 december van het oude boekjaar de beginbalans voor het nieuwe boekjaar. Daarom is het belangrijk dat het resultaat wordt verwerkt.
Eindejaarsverwerking
Voorafgaand aan de eindejaarsverwerking is het goed om een back-up te maken van de administratie. Het is bevorderlijk voor de nauwkeurigheid van de informatie en het herstellen van onregelmatigheden. Maar hoe ziet een volledige eindejaarsverwerking over een financieel jaar er nu eigenlijk uit?
De eindejaarsverwerking kent globaal de volgende stappen:
Een nieuw boekjaar aanmaken
Het standaard boekjaar instellen
Het resultaat verwerken
Afsluiten perioden
Grootboek-verificatieoverzicht
Wijzigen boekstuknummers
Wijzigen onze referentie
Afsluiten van boekjaar
De manier waarop de eindejaarsverwerking plaatsvindt is afhankelijk van de financiële inrichting van de onderneming. Wordt er voor de verwerking van alle financiële mutaties gebruik gemaakt van een eenvoudig Excel bestand of wordt een geavanceerd softwarepakket gehanteerd? Doet de onderneming dit allemaal zelf of is de administratie geheel of gedeeltelijk uitbesteed aan een derde?
Atalanta Administries N.V. helpt u graag met uw financiële administratie waaronder de eindejaarsverwerking. Het gaat niet alleen om de cijfers van de financiële administratie, maar er wordt verder gekeken in het belang van het behalen van de gewenste bedrijfsdoelstellingen respectievelijk de groei van de onderneming.
Jaarafsluiting & Happy New Year
Doorgaans wordt in de decembermaand het financieel jaar – het tijdvak 1 januari t/m 31 december – van een onderneming afgerond. Hierbij is het belangrijk dat de winst- en verliesrekeningen berekend worden om het resultaat van de onderneming inzichtelijk te maken. Ook wordt het eindsaldo van de balansrekeningen van het afgelopen boekjaar overgenomen in de beginbalans van het nieuwe jaar. Wanneer alle financiële mutaties zorgvuldig zijn verwerkt, krijgt de ondernemer door de eindejaarsverwerking een actueel beeld van de financiële status van het bedrijf!
Wij wensen u alvast een Gezond & Happy New Year toe!
Atalanta Administraties N.V. (www.atalantanv.com) kan de financiële administratie voor uw bedrijf of organisatie op maat uitvoeren. Voor een volledig overzicht van onze diensten kunt u onze website raadplegen of direct contact met ons opnemen (info@atalantanv.com).
